POLITIQUE DOCUMENTAIRE
« Organisation et Classement Documentaires, une contribution à l’Efficacité et à lala Performance des Entreprises »
Les employés passent de 30% à 40% de leur temps à rechercher manuellement des documents très souvent mal classés. (Source: Coopers and Lybrand 2013)
Cette tendance qui représente une perte de productivité significative, est plutôt à la hausse du fait de l’évolution des technologies et du nombre de documents crées et manipulés tous les jours tant au niveau individuel qu’au niveau de l’Entreprise.
Les causes du constat ci-dessus :
Chaque cadre en Entreprise dispose d’un système de classement plus ou moins élaboré mais très souvent inefficace car n’étant pas en conformité avec la politique documentaire de l’Entreprise.
La recrudescence du numérique (ordinateurs portable, tablettes, téléphone etc ..) a fait exploser la masse des documents gérés individuellement par chaque cadre.
Le classement physique des documents est très souvent différent du classement numérique sur les postes de travail et serveurs de fichiers
- A l’issue de ce séminaire chaque participant sera à mesure de :
- Comprendre les enjeux de la gouvernance documentaire,
- Maitriser l’organisation des informations en entreprise et Identifier le contenu de tous types de documents
- Connaître les règles de nommage des documents, fichiers et Dossiers,
- Réaliser un plan de classement et être autonome dans les opérations de gestion,
- Réaliser un plan d’archivage et le faire évoluer
Session :
Horaire
GOUVERNANCE DOCUMENTAIRE ET FONDAMENTAUX
Les enjeux, les attentes et Les problématiquesrésolues par la gouvernance documentaire.Les principes généraux du Records managementLes archives dans leur contexte de productionEvaluation des besoins, terminologie : documentactif, document d’archive, analyse et description archivistique, plan de classement et conservation.
LA POLITIQUE DE GESTION DES DOCUMENTS
Le cycle de vie des documents, les règles de conservation, Les règles spécifiques par type dedossier, Le tableau de gestion, Le calendrier de conservation, La gestion des documents actifs ou archivescourantes, la gestion des documents semi-actifs
MSISE EN PLACE D’UN PLAN DE CLASSEMENT ET CONDITIONNEMENT
Les outils : plans de classement et tableau degestion, le classement et le plan de classementLes éléments méthodologiques pour concevoir unplan de classementImplantation du système de classement : recueil desinformations, identification des documents rédactionLe conditionnement et le rangementMise en application des règles de conservationAnalyse, indexation et structuration des documentsÉlaboration d’un système de codes et de couleurs.
ETUDE DE CAS : MISE EN OEUVRE D’UN PLAN DE CLASSEMENT
-Diagnostic organisationnel de son propre classement (chaque entreprise), Organiser le passage d’un ancien à un nouveau système de classement,-Organisation et classement des documents (cas de gestion des projets, des Clients et des fournisseurs)-Création d’un modèle de plan de classification desdocuments administratifs pour un service/direction-Cas pratique d’analyse et indexation des dossiers etdocuments
- Méthode participative avec l’utilisation des cas pratiques ;
- Un certificat de fin de formation sera attribué à chaque participant
Paulin Denis Kamga :
-Expert Gestion documentaire-PhD Information Science-Enseignant à l’Université deDouala-18 ans d’expériences
Marie Gisèle BORE
-Master en Organisation-Assistante de plusieurs DirectionGénérales.-15 ans d’Expériences
697 31 24 56 | 673 07 49 67
